Come gestire bene gli eventi

Come gestire bene gli eventi
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L’estate è il tempo degli eventi, delle sagre e delle rievocazioni storiche in tutti i paesi e cittadine da Aosta a Palermo. Solitamente sono materiale per le Pro-Loco locali che si occupano della loro organizzazione. Le amministrazioni locali si occupano di far conoscere l’evento pubblicizzandolo tramite vari tipi di canali. Il fotografo ufficiale durante la giornata realizza fotografie della giornata che vengono pubblicate (nella migliore delle ipotesi) in rete. E tutto finisce qui.

Ma se questi eventi diventassero più social e coinvolgessero di più la cittadinanza, non sarebbe più divertente? Se alla fine dell’evento potessi avere un report su come migliorarlo l’anno successivo per avere più affluenza e quindi più introiti? Se cambiamo invece tipo di eventi e parlassimo di eventi istituzionali, di eventi formali, di presentazioni, pensi che una soluzione giusta possa esistere anche per loro?

La ricetta giusta esiste.

Nel mondo in cui viviamo oggi, quasi tutti abbiamo a disposizione un account Twitter o un account Instagram. Sono due strumenti semplici da utilizzare e divertenti che ci possono venire incontro nella diffusione di quello che sta accadendo durante i nostri eventi. Se aggiungiamo anche un account Periscope, potremmo anche divulgare filmati di pochi minuti molto appetitosi.

Instagram

Instagram è una applicazione per smartphone che permette di scattare fotografie, editarle (senza essere maghi di Photoshop) e di condividerle sui principali social networks aggiungendo una didascalia che racconti cosa accade nel momento. Utilizzando gli hashtag giusti, o creandone uno apposito, si può creare uno storytelling molto interessante che sarà possibile condividere con tutti in rete o che sarà possibile stampare ed esporre in una piccola mostra dedicata. Mettendoci d’accordo con la comunità locale di Igers (ogni provincia ne ha una e nelle città più grandi ci sono le comunità cittadine) si può realizzare un progetto ad hoc per il lancio e la diffusione di quello specifico evento.

Twitter

Twitter è un servizio di microblogging che ci permette di raccontare (anche attraverso fotografie e piccoli video) in tempo reale quello che accade. Come per Instagram, utilizzando hastag specifici sarà possibile creare una storia dall’inizio dell’evento fino alla fine. Abbiamo a disposizione solo 140 caratteri, quindi dobbiamo esercitarci nella antica arte della sintesi. Alla fine della fiera, se possediamo un blog comunale, potremo creare una storia dell’evento grazie a strumenti come Storify o come Tagboard.

Periscope

Periscope è uno dei più nuovi applicativi per chi si occupa di eventi e permette di utilizzare hashtag specifici a brevi video che gli utenti collegati al servizio possono commentare in diretta. Strettamente legato a Twitter (per accedere serve un account Twitter) i video vengono ricondivisi nello stream e possono essere visualizzati anche dopo che l’evento è finito.

Ma chi li usa questi strumenti?

Questi sono alcuni degli strumenti che si possono utilizzare. La domanda fondamentale è: ma chi li utilizza? La persona che si occupa della comunicazione per l’amministrazione non può seguire tutto. Servirebbe una macchina per creare cloni, che al momento non è ancora stata creata.

Vedere le cose con una prospettiva diversa darà risalto al tuo evento, lo farò diventare vero e lo farà uscire dalla categoria comunicazione noiosa dell’amministrazione comunale. Ma chi chiami?

Le soluzioni sono tre:

  1. chiami una agenzia che ti mette a disposizione dei professionisti e che verranno coordinati dal comunicatore dell’amministrazione (paghi in base al risultato che vuoi raggiungere, ma il risultato è assicurato ivi compreso il report finale);
  2. ricerchi su LinkedIn dei professionisti local (che conoscono quindi il territorio, la storia e sanno come comunicare al meglio ed arrivare al cuore dei tuoi cittadini) e li assoldi per l’evento. Il comunicatore della tua amministrazione dovrà seguirli, coordinarli e pretendere che redigano un report completo sui KPI che interessano;
  3. chiedi agli smanettoni del paese (sappiamo che sai chi sono) di fare il lavoro dei professionisti. Questa opzione la sconsigliamo. Gli smanettoni, noti anche come “cugini” non possono darti le garanzie dei professionisti, non possono farti vedere dei report di risultati che possano darti l’idea di come migliorare l’anno venturo.

 

Un team di professionisti ti assisterà da prima dell'evento fino alla fine. E misurerà i KPI che ti interessano.

Un team di professionisti ti assisterà da prima dell’evento fino alla fine. E misurerà i KPI che ti interessano.

Perché tu panno prossimo, vuoi che venga più gente, vero?

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